Din culisele managementului de proiect

Cat de bine v-ar iesi ultimul proiect pe care l-ati coordonat daca ati avea o bagheta magica si l-ati putea executa din nou? Aceasta este puterea planificarii si a integrarii cu succes a proceselor implicate in managementul de proiect.

Olympia Tower- Bucuresti

Proiectele de constructie sunt unele dintre cele mai complexe tipuri de proiecte pentru ca implica de cele mai multe ori un numar mare de resurse umane care trebuie gestionate corespunzator, constrangeri financiare care il provoaca pe constructor sa gaseasca solutii dintre cele mai ingenioase si termene de livrare rareori suficient de lungi pentru volumul de lucrari care trebuie executate. Project Management Institute (PMI) a lansat un ghid in care detaliaza etapele, procesele si instrumentele pe care un manager de proiect trebuie sa le urmareasca pentru ca proiectul pe care il coordoneaza sa aiba succes. Am studiat acest ghid, ne-am consultat cu specialistii OCTAGON care coordoneaza proiecte de peste 10 ani, iar in saptamanile urmatoare vom puncta cele mai importante aspecte ale managementului de proiect, in cadrul unor articole care ne-am dori sa fie surse utile de informare pentru toti constructorii.

PLANURILE DE MANAGEMENT:

Planul de management al oricarui proiect, indiferent de industrie sau de continut, include 9 planuri de management: managementul continutului, al timpului, al costurilor, al calitatii, al resurselor umane, al comunicarii, al riscului, al achizitiilor si al beneficiarilor. Aceste planuri sunt realizate de catre echipa de proiect sub coordonarea managerului de proiect si integrate ulterior in planul de management al proiectului.

Green Gate- Bucuresti

PROCESELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT        

Orice proiect urmeaza 5 etape, de la debut pana la livrarea produsului final:

·         Initiere

·         Planificare

·         Executie

·         Monitorizare si control

·         Inchidere

In initiere este definit continutul proiectului, resursele financiare sunt angajate, beneficiarii interni si externi ai proiectului sunt identificati si managerul de proiect este selectat. Aceste informatii sunt cuprinse in registrul beneficiarilor si in carta proiectului- documentul care autorizeaza inceperea proiectului si care este semnat de sponsorul proiectului. Scopul principal este armonizarea asteptarilor beneficiarilor cu scopul proiectului.

PLANIFICAREA:

Dupa ce este aprobat, proiectul trece in faza de planificare unde sunt create planurile de management- managementul timpului, managementul costurilor, managementul resurselor umane etc- si documentele necesare pentru derularea proiectului. Este etapa in care obiectivele proiectului sunt definite si rafinate. Informatii noi despre proiect apar pe parcurs si pot solicita planificare suplimentara, un proces denumit elaborare progresiva.

Pasajul subteran de la Piata Presei Libere- Bucuresti

De multe ori managerii de proiect se apuca de lucru inainte de a planifica actiunile corespunzator ceea ce conduce la ineficienta, greseli, conflice si munca suplimentara inutila.  Un alt aspect important este faptul ca timpul petrecut pentru planificare este diferit pentru fiecare proiect in parte. Un proiect cu o prioritate mare, un termen limita strans si care nu admite variatii mari va necesita mai multa planificare fata de un proiect cu o prioritate mica si un program mai flexibil.

Unele proiecte nu pot fi planificate in detaliu de la inceput, pentru ca nu exista suficiente date. Aceste proiecte sunt organizate in faze sau folosesc o abordare de tip ciclu de viata adaptativ, in care doar prima etapa este detaliata, restul etapelor fiind planificate pe masura ce proiectul avanseaza.

Toata lumea- managerul de proiect, echipa, beneficiarii interni si externi- trebuie implicata in planificare. Pentru planificare, pe langa informatiile legate de proiect, managerul de proiect poate folosi si date istorice- informatii din proiectele anterioare ale companiei, politici ale companiei si articole din revistele de specialitate.

EXECUTIA:

In faza de executie echipa realizeaza sarcinile conform proceselor si procedurilor stabilite in faza de planificare. Este faza cea mai lunga si cea mai solicitanta a unui proiect. Managerul de proiect trebuie sa coordononeze oamenii si sa gestioneze resursele, sa armonizeze asteptarile beneficiarilor si sa integreze activitatile in conformitate cu planul de management. In timpul executiei rezultatele pot determina planificari suplimentare, cereri de schimbare din partea beneficiarilor si modificari ale planului de management.

PC Business Center- Bucuresti

MONITORIZAREA SI CONTROLUL:

Pe masura ce proiectul este executat, rezultatele muncii sunt inregistrate in monitorizare & control, procesul care confirma ca proiectul nu se abate de la obiectivele stabilite initial.  Daca se constata variatii fata de plan, impactul acestora asupra proiectului este evaluat pentru a determina cele mai bune optiuni de gestionare a acestui impact.

INCHIDEREA:

 Dupa ce munca a fost executata si evaluata proiectul ajunge in etapa finala: inchiderea.  Este etapa in care executantul obtine acceptanta de la client sau de la sponsor, documenteaza lectiile invatate si arhiveaza toate documentele relevante. Tot in aceasta faza managerul de proiect realizeaza evaluarea membrilor echipei, scrie recomandari si elibereaza resursele umane pentru a merge la un alt proiect. Unele proiecte pot fi terminate premature. Acestea sunt proiecte abandonate, amanate si proiecte aflate intr-o situatie critica.

Multe proiecte nu sunt inchise in mod oficial. Uneori managerul de proiect pleaca la urmatorul proiect fara sa inchida proiectul, alteori munca la proiect pur si simplu inceteaza, iar alteori prioritatea proiectului scade. Ignorarea acestei etape este o greseala foarte mare intrucat munca realizata in timpul acestui proces este extreme de importanta atat pentru executant cat si pentru client.