MANAGEMENTUL CONȚINUTULUI UNUI PROIECT

Toate activitățile care trebuie executate în cadrul unui proiect pentru realizarea livrabilelor sunt definite în cursul procesului de management al conținutului. Acest conținut trebuie definit clar și aprobat formal înainte ca munca să înceapă, iar managerul de proiect trebuie să se asigure că echipa de proiect execută numai activitățile stabilite, fără a adauga activități suplimentare, care pot afecta bugetul și termenul de livrare a proiectului. Echipa de proiect adună cerințele beneficiarilor, care trebuie evaluate în raport cu scopul proiectului, clasificate și prioritizate și elimină cerințele care sunt în afara scopului. Adăugarea de beneficii suplimentare, care nu au fost incluse în continutul initial, nu este permisă într-un proiect gestionat corespunzător. 

Hermes Business Campus- Blvd. Dimitrie Pompeiu, Bucuresti

Echipa trebuie să facă diferența între conținutul produsului și conținutul proiectului. Conținutul produsului include livrabilele cu caracteristicile asociate, în timp ce conținutul proiectului se referă la munca ce trebuie executată pentru a livra produsul final. Deseori aceste concepte sunt confundate, iar rezultatele nu sunt cele așteptate.

 COLECTAREA CERINȚELOR:

Cerințele beneficiarilor sunt legate direct de rezultatul proiectului și trebuie să descrie soluții pentru rezolvarea problemelor sau pentru atingerea obiectivelor. O cerință care a fost ignorată de echipa de proiect poate crea conflicte, poate schimba cursul proiectului sau poate conduce la eșecul proiectului. Uneori sunt sute de beneficiari ai unui proiect, iar colectarea cerințelor este un proces complex. Există insă instrumente specifice care pot fi folosite pentru simplificarea procesului. Printre aceste instrumente se numără: 

   Interviurile- care pot fi realizate față în față sau prin e-mail sau telefon;

·         Focus grupurile- membrii focus grupurilor sunt selectați din același grup demografic de clienți și își pot discuta ideile în prezența unui moderator; echipa de proiect selectează ideile principale în cursul acestui proces;

·         Ateliere de lucru- în cadrul cărora beneficiarii își pot expune cerințele diferite referitoare la funcționalitățile pe care trebuie să le aiba produsul final.

·         Diagramele de afinitate- ideile generate de beneficiari sunt grupate în funcție de similarităti, în anumite categorii: cerințe legate de business, cerințe tehnice, cerințe de calitate etc

·         Chestionare și sondaje- o metodă utilizată atunci când numărul de beneficiari este foarte mare;

·         Metoda prototipului- un prototip al produsului este prezentat beneficiarilor pentru feedback; acest prototip poate fi actualizat de mai multe ori, până răspunde tuturor cerințelor beneficiarilor.

·         Benchmarking- analiza produselor realizate de concurență poate inhiba creativitatea echipei de proiect și poate fi un proces costisitor, care solicită mult timp.

Dupa determinarea cerințelor și definirea conținutului, managerul de proiect determină programul și bugetul proiectului.

Documentul care descrie conținutul proiectului- project scope statement- include: definirea conținutului produsului, livrabilele, criteriile de acceptanță, presupunerile și constrângerile și caracteristicile care trebuie excluse din proiect.

Structura defalcată a activităților- Work breakdown structure (WBS)- arată întregul conținut al proiectului divizat în pachete de activități mai mici, ierarhizate în funcție de sursa din care deriva, care pot fi gestionate mai ușor. Toate proiectele, chiar și cele mici au WBS. Fără WBS proiectul ar dura mai mult, iar o parte din activități ar putea fi uitate sau ignorate. O parte pozitivă este faptul că același WBS poate fi utilizat pentru mai multe proiecte similare și echipele de proiect pot câștiga astfel timp prețios. 

Dicționarul activităților descrie munca ce trebuie executată pentru fiecare pachet de activități. Acest dicționar include durata activităților, criteriile de acceptanță, momentele cheie, interdependențele între activități, resursele alocate, costurile, termenele limită, riscurile și multe alte informații esențiale despre pachetele de activități. 

Validarea conținutului se realizează în cursul procesului de monitorizare și control, prin întâlniri planificate și frecvente cu clientul sau cu sponsorul. Validarea conținutului se poate realiza de mai multe ori în cursul unui proiect, la finalul fiecărei faze și are ca rezultat acceptanța formală a livrabilelor de către client. Procesul de control al calității precedă întotdeauna validarea conținutului.